公文歸檔管理系統
＊ 緣起 ＊
　公文影像管理系統係針對檔案室為了配合公文電子化、增加公文保存的時間及加速公文找尋調閱時間，並節省公文存放空間成本。
＊ 目標 ＊
  • 將結案歸檔的公文影像化，並利用電腦光碟檔案管理的能力確保公文能永久保存。
  • 將暨有的公文掃瞄建檔。
  • 加速貴單位同仁調閱公文的時間及查詢功能提供線上調閱及列印以減少檔案室調原卷作業。
  • 完整記錄各公文調閱的對象、時間等。
  • 能利用公文索引字、詞，找尋所需要調閱的公文影像。
  • 異地儲存，確保資料安全性及節省空間成本
＊ 系統架構＊
＊ 現行作業分析＊
　　檔案室收到結案公文之後，原稿裝訂成冊上架。如果有同仁需求調閱再影印、簽收。
　　必要時借閱原稿。
　　原稿保存壽命有限、紙質容易變黃、褪色等，調閱時間繁冗，有時原稿亦容易遺失或受損。
＊ 建議方案＊
　　將結案公文透過由現行公文管理系統資料及掃瞄器掃瞄成電腦影像格式連結，且儲存於光碟片之中，方便管理及調閱。
  • 將結案歸檔的公文影像化，並利用電腦光碟檔案管理的能力確保公文能永久保存。
  • 建立公文影像系統使用者權限資料庫。
  • 建立掃瞄工作站，將公文掃瞄建檔。
  • 建立良好的網路系統負責本系統的資料連結。
  • 公文影像資料燒錄成光碟片，置於HP MO光碟櫃中供 線上調閱。
  • 查詢端可利用瀏覽器調閱授權部份的公文影像。
  • 查詢內容分為公文資料及原稿影像，方便使用者快速找尋所需公文。
  • 光碟片的備份暨復原作業。